Algemene voorwaarden

Hieronder kan je de gegevens terugvinden van de

verwerkingsverantwoordelijke:

• Naam: FlexU BV

• Maatschappelijke zetel: Ilgatlaan 15, 3500 Hasselt

• Ondernemingsnummer: BE 541 442 815

• Telefoon: +32 11 28 00 58

• E-mailadres: info@flexu.eu

• Bankrekeningnummer:

2.1 Algemene toepasselijkheid

Deze Algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle gebruikers van de tool FlexU. Door toegang te krijgen tot en gebruik te maken van de Tool, verklaart de gebruiker dat hij deze Voorwaarden heeft gelezen, begrepen en de inhoud ervan accepteert. Indien hij deze Voorwaarden niet aanvaardt, dient hij het gebruik van de Tool onmiddellijk te stoppen.

​

2.2 Wijzigingen en updates

FlexU behoudt zich het recht voor om de algemene voorwaarden op elk moment aan te passen

om te voldoen aan veranderende wetgeving of bedrijfsnoden. FlexU informeert de gebruikers minstens 30 kalenderdagen vóór de invoering van belangrijke wijzigingen aan gebruikersvoorwaarden.

​

2.3 Specifieke voorwaarden

In bepaalde gevallen kunnen aanvullende specifieke voorwaarden van toepassing zijn op specifieke diensten of functionaliteiten binnen de Tool. In geval van tegenstrijdigheid tussen dergelijke specifieke voorwaarden en deze Voorwaarden, prevaleren de specifieke voorwaarden voor wat betreft de betreffende dienst of functionaliteit.

​

2.4 Geen afwijkingen toegestaan​

Afwijkingen van deze Voorwaarden zijn alleen bindend indien ze schriftelijk zijn overeengekomen met FlexU en uitdrukkelijk door een bevoegde vertegenwoordiger van FlexU zijn bevestigd.

Tool:

De digitale software-applicatie of portaal waarmee klanten kandidaten kunnen uitnodigen en contracten kunnen aanmaken voor uitzendarbeid. De Tool is toegankelijk via [Website/ App].

​

Klant:

Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die gebruikmaakt van de Tool om kandidaten te identificeren, uit te nodigen en tewerk te stellen

via een arbeidsovereenkomst voor uitzendarbeid.

Kandidaat:

Iedere natuurlijke persoon die door de Klant wordt uitgenodigd via het scannen van een QR-code of via mail en die instemt met tewerkstelling als uitzendkracht.

Uitzendkracht:

De kandidaat die een arbeidsovereenkomst voor uitzendarbeid heeft gesloten via de

Tool en werkzaam wordt gesteld bij de Klant.

Contract:

De arbeidsovereenkomst voor uitzendarbeid die via de Tool wordt opgesteld.

Gegevens:

Alle persoonlijke, professionele of administratieve informatie die door de Klant of Kandidaat wordt verstrekt in de Tool.

Dimona-verplichting:

De wettelijke verplichting om uitzendkrachten tijdig en correct aan te melden bij de sociale zekerheidsautoriteiten.

De tool ondersteunt de klant bij het beheer van opdrachten, maar vervangt niet de eigen controle- en verificatieplicht van de klant. De klant blijft zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de ingevoerde gegevens, de juistheid van de jobvoorstellen en de naleving van de toepasselijke wetgeving.

5.1 Klantenregistratie

Om gebruik te maken van de Tool dient de Klant een account aan te maken, waarbij de volgende gegevens verplicht worden verstrekt:

• Bedrijfsnaam

• Btw-nummer

• Contactgegevens (e-mail, telefoonnummer, facturatieadres).

• Verantwoordelijke persoon binnen de organisatie.

• Bankgegevens/ betalingsgegevens

• Informatie voor Dimona-aangifte.

Bij registratie of gebruik verklaart de Klant zich verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van alle verstrekte informatie. Eventuele schade voortvloeiend uit foutieve, onvolledige of laattijdige informatie is de verantwoordelijkheid van de Klant.

​

5.2 Kandidatenselectie

De Klant is verantwoordelijk voor het uitnodigen van Kandidaten via de Tool door het laten scannen van een QR- code of het versturen van een link via email. Bij het aanmaken en versturen van contracten verklaart de Klant dat:

• Alle verstrekte gegevens van de Kandidaat correct en up-to-date zijn.

• De voorgestelde tewerkstelling voldoet aan de wettelijke eisen en criteria inzake uitzendarbeid.

• De verlonings- en arbeidsvoorwaarden overeenstemmen met de voorwaarden van vast personeel.

​

5.3 Schorsing of intrekking van toegang

FlexU behoudt zich het recht voor om toegang tot de Tool te beperken, tijdelijk te blokkeren of definitief te beëindigen indien Klanten of Kandidaten in strijd handelen met deze Voorwaarden, ook indien de klant de betalingsvoorwaarden niet nakomt, kan dit resulteren in schorsing.

Maatregelen kunnen onmiddellijk en zonder voorafgaande kennisgeving worden getroffen. Eventuele kosten in verband met schorsing of beëindiging zijn niet restitueerbaar.

6.1 Toepasselijk gebruik

De Tool mag uitsluitend worden gebruikt voor het selecteren en tewerkstellen van uitzendkrachten. Misbruik van de Tool, zoals het verzenden van oneigenlijke uitnodigingen, foutieve contracten of onjuiste informatie, is verboden.

​

6.2 Toegang en beveiliging

Klanten zijn verplicht hun accountgegevens (zoals het wachtwoord) veilig te bewaren. Bij verlies of misbruik dient dit onmiddellijk te worden gemeld via +32 11 28 00 58 of info@flexu.eu.

​

Wij behouden ons het recht voor om accounts tijdelijk te blokkeren in geval van verdachte activiteiten.

7.1 Contractverlenging

De Tool vergemakkelijkt het proces van het aanmaken en structureren van uitzendcontracten. Zodra de Kandidaat het contract via de Tool accepteert, wordt de door de wet van 24 juli
1987 inzake uitzendarbeid vereiste arbeidsovereenkomst geformaliseerd.

​

7.2 Werkpostfiche

Overeenkomstig het KB van 15 december 2010 tot vaststelling van maatregelen betreffende het welzijn op het werk van uitzendkrachten is de Klant verplicht een werkpostfiche op te maken en aan te leveren via info@flexu. eu indien dit wettelijk vereist is.

​

De Klant is eveneens verantwoordelijk voor de juistheid, de volledigheid en het updaten van de inhoud ervan. Eventuele wijzigingen in werkpostfiches moeten onmiddellijk worden gemeld via email. De uitzendkracht geniet hetzelfde niveau van bescherming als de andere werknemers van de onderneming voor wat betreft de arbeidsveiligheid en - hygiëne. De uitzendkracht mag slechts die werkzaamheden uitvoeren zoals die vermeld worden op de werkpostfiche.

​

7.3 Dimona-verplichting

De Klant is verantwoordelijk voor de tijdige planning zodat de dimona aangifte achterliggend tijdig kan gebeuren. Eventuele boetes door onvolledige of foutieve informatie worden integraal gedragen door de Klant.

​

7.4 Arbeidsvoorwaarden

De Klant waarborgt, overeenkomstig de wet van 24 juli 1987 betreffende de tijdelijke arbeid, de uitzendarbeid en het ter beschikking stellen van werknemers ten behoeve van gebruikers, dat uitzendkrachten op zijn werkvloer op gelijke voet worden behandeld als het vaste personeel. Dit omvat onder meer: loon (inclusief indexaties en conventionele verhogingen),

premies, maaltijdcheques, andere looncomponenten, arbeidstijd en -duur, rustpauzes, feestdagen, zondags- en nachtarbeid, en alle maatregelen inzake veiligheid.en welzijn op het werk. De Klant neemt alle nodige maatregelen om te verzekeren dat deze gelijkheid effectief wordt toegepast.

​

7.5 Wettelijke of CAO-toepassingen

De Klant staat zelf in voor het verkrijgen van alle wettelijke of sectorale toelatingen die vereist zijn voor de uitvoering van de opdracht of het inzetten van uitzendkrachten, inclusief meldingen of toestemmingen zoals bepaald door toepasselijke CAO’s of wetgeving.

​

7.6 Vrijstelling bedrijfsvoorheffing - ploegen- en nachtarbeid

Indien de Klant via de Tool werknemers of uitzendkrachten tewerkstelt onder omstandigheden die kunnen kwalificeren voor de vrijstelling van doorstorting van bedrijfsvoorheffing overeenkomstig artikel 275/5 WIB 1992, verklaart de Klant dat hij alle wettelijke voorwaarden naleeft en de nodige bewijsstukken kan voorleggen aan de bevoegde overheden. De Klant verbindt zich ertoe bij aanvang van elke tewerkstelling en bij elke wijziging van arbeidsomstandigheden (zoals ploeg- of nachtregime) alle relevante informatie tijdig en correct te bezorgen via de Tool of via de daartoe voorziene communicatiekanalen.

​

FlexU kan de vrijstelling slechts toepassen of laten toepassen indien de Klant de noodzakelijke gegevens correct heeft meegedeeld. Bij gebrek aan of foutieve informatie wordt de vrijstelling niet toegepast. De Klant

is als enige verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de meegedeelde informatie en vrijwaart FlexU volledig voor alle schade, kosten, boetes, fiscale aanslagen

of vorderingen die voortvloeien uit het onvolledig, onjuist of laattijdig doorgeven van gegevens in het kader van deze regeling. FlexU behoudt zich het recht voor om, in geval van twijfel of onvolledige informatie, de vrijstelling niet toe te passen zolang de wettelijke voorwaarden niet aantoonbaar zijn vervuld.

Indien een geplande Uitzendkracht niet verschijnt op de werkplek op de afgesproken dag en tijdstip (“no show”), dient de Klant dit uiterlijk binnen de 24 uur na aanvang van de job te melden via de Tool.

De Klant meldt onmiddellijk via de Tool elke reden die aanleiding geeft tot vroegtijdige beëindiging of terugtrekking van een tewerkgestelde kandidaat. Het niet of laattijdig melden van dergelijke wijzigingen kan aanleiding geven tot

bijkomende kosten of facturatie van de contractueel voorziene uren.

​

8.1 Vergoeding geplande uren

De geplande arbeidsuren worden volledig uitbetaald aan de
Uitzendkracht en gefactureerd aan de Klant, bij gebrek aan tijdige melding, tenzij aantoonbaar is dat de no show het gevolg was van overmacht.

​

8.2 Meldplicht

Bij laattijdige of ontbrekende meldingen behoudt FlexU zich het recht voor om de kosten volledig door te rekenen aan de Klant.

De kandidaat die via de tool instemt met een tewerkstelling, verbindt zich ertoe om de opdracht op de afgesproken tijd en plaats uit te voeren. Niet verschijnen zonder geldige reden en melding aan de Klant (“no show”) wordt beschouwd als een ernstige schending van deze Voorwaarden. In geval van een no show kan FlexU gepaste stappen overwegen.

​

Kandidaten die het niet eens zijn met een opgelegde maatregel naar aanleiding van een no show, kunnen binnen 10 dagen na ontvangst van de melding bezwaar maken door contact op te nemen met +32 11 28 00 58 of info@flexu.eu. Het bezwaar zal worden beoordeeld en, indien gegrond, kan de maatregel worden herzien.

9.1 Facturatie

Facturatie gebeurt op basis van:

• De prestaties zoals geregistreerd in de Tool, met een minimum van de door de Klant aangevraagde uren tenzij aantoonbaar dat er door de uitzendkracht wegens uitsluitende redenen minder uren werden gepresteerd.

• Alle bijkomende kosten zoals Dimona-verplichtingen, certificering en trainingskosten.

• Overuren, nachtwerk en andere bijzonderheden zoals vermeld in de CAO’s en arbeidswetgeving.

​

De bevestiging van gepresteerde uren in de Tool geldt als bindende goedkeuring van de uitvoering van de prestaties. Deze digitale bevestiging wordt beschouwd als een ondertekende prestatiestaat. De Klant kan de bevestigde prestaties niet betwisten, tenzij hij binnen 24 uur na bevestiging aantoonbaar bewijs levert van een fout of technische storing.

​

9.2 Aanpassingen van tarieven en bijzondere prestaties

FlexU behoudt zich het recht voor om de overeengekomen tarieven aan te passen wanneer wijzigingen optreden in de directe of indirecte patronale lasten, wettelijke bijdragen of andere factoren die de loonkost van uitzendkrachten beïnvloeden.

​

Hetzelfde geldt bij loonindexaties of conventionele loonsverhogingen die wettelijk of sectorieel worden toegepast bij de Klant.

Voor bijzondere prestaties, zoals overuren, ploegenwerk, nachtarbeid of werk op zon- en feestdagen, gelden de wettelijke en sectorale vergoedingen die op het moment van uitvoering van kracht zijn. Deze worden aan de Klant gefactureerd op basis van dezelfde tariefformule als toegepast voor het basisloon van de uitzendkracht.

​

9.3 Schorsing door openstaande facturen

Indien Flexu vaststelt dat de klant twee (2) openstaande facturen heeft die na de vervaldatum onbetaald zijn gebleven, behoudt Flexu zich het recht voor om het aangaan van nieuwe overeenkomsten op te schorten totdat de klant volledig heeft voldaan aan de betalingsverplichtingen met betrekking tot de openstaande facturen.

​

9.4 Laattijdige betaling

De facturen van FlexU zijn betaalbaar bij ontvangst, netto en zonder disconto. Bij niet-betaling binnen vervaldag na factuurdatum wordt het verschuldigde bedrag van rechtswege en zonder ingebrekestelling verhoogd met de wettelijke intrestvoet (Wet van  2 augustus 2002) en een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande saldo, met een minimum van €125 en maximum van €12.500.

Bij wanbetaling zijn automatisch en zonder bijkomende ingebrekestelling alle openstaande bedragen opeisbaar.

In geval van wanbetaling of elke omstandigheid die de invordering in gevaar brengt (zoals herhaald protest, ongedekte cheque of gerechtelijke reorganisatie), mag FlexU de overeenkomst onmiddellijk beëindigen en alle nog openstaande bedragen opeisen, zonder enige schadevergoeding verschuldigd te zijn aan de Klant. De uitzendkrachten zijn niet gemachtigd betalingen te innen.

​

9.5 Protesteren facturen

Eventuele klachten met betrekking tot een factuur moeten binnen een termijn van acht (8) kalenderdagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd aan FlexU worden meegedeeld via het contactadres vermeld op de factuur. Na het verstrijken van deze termijn wordt de factuur geacht definitief en onherroepelijk aanvaard te zijn. Klachten schorten de betalingsverplichting niet op.

FlexU bevordert een cultuur van gelijkheid, inclusie en respect.

Discriminatie, haatspraak, pesterijen of ander ongepast gedrag op het platform zijn strikt verboden. Kandidaten moeten worden geselecteerd uitsluitend op basis van functierelevante criteria,

overeenkomstig CAO nr. 38 quater, de wet van 10 mei 2007 en de wet van 30 juli 1981.

De Klant is volledig verantwoordelijk voor een objectieve selectie en naleving van de antidiscriminatiewetgeving.

FlexU kan hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld. Gebruikers die ongepast gedrag vaststellen of ervaren, kunnen dit melden via info@flexu.eu FlexU onderzoekt elke melding en kan passende maatregelen nemen, waaronder waarschuwing, schorsing of beëindiging van het account.

De Klant is verantwoordelijk voor:

• Het respecteren van veiligheidsmaatregelen en arbeidsomstandigheden.

• Het ter beschikking stellen van persoonlijke beschermingsmiddelen, zoals werkkledij.

• Het onmiddellijk melden van arbeidsongevallen via email en het bezorgen van de benodigde informatie voor de aangifte.

De verplichtingen van de Klant ten aanzien van veiligheidsdocumenten (zoals werkpostfiches) worden verder uitgebreid. FlexU kan eisen dat de Klant aanvullende risicobeoordelingen uitvoert voordat een kandidaat

wordt tewerkgesteld. Dit betreft met name functies die vallen onder hoogrisicowerk (zoals maritiem werk, chemische industrie en bouw).

​

De Klant meldt elk arbeidsongeval onmiddellijk via mail en bezorgt alle informatie die nodig is voor de aangifte. Ook bij lichte ongevallen waarvoor opname in het EHBO-register vereist is, brengt de Klant FlexU onverwijld op de hoogte.

12.1 Verantwoordelijkheid klant

De Klant draagt de verantwoordelijkheid voor:

• Het verstrekken van correcte informatie in de Tool, die noodzakelijk is voor het correct opstellen van overeenkomsten, loonberekeningen en prestatieregistraties (zoals werkpostfiche en tijdige planning).

• Alle gevolgen voortvloeiend uit foutieve of ontoereikende informatie.

• Onvolledige, onjuiste of laattijdige informatie kan aanleiding geven tot bijkomende facturatie of verrekening van kosten.

​

12.2 beperking aansprakelijkheid Toolbeheerder

FlexU is niet aansprakelijk voor schade of gevolgen veroorzaakt door onjuiste gegevens of foutieve invoer door de Klant of Kandidaat. FlexU aanvaardt geen aansprakelijkheid voor enige schade, kosten of verliezen die voortvloeien uit het gebruik van de tool.

​

12.3 Burgelijke aansprakelijkheid bij schade aan derden

De Klant is, overeenkomstig artikel 1384, § 3 van het Burgerlijk Wetboek, volledig aansprakelijk voor alle schade die door uitzendkrachten tijdens de uitvoering van hun werkzaamheden aan derden wordt veroorzaakt. FlexU draagt hiervoor geen aansprakelijkheid.

De Klant wordt aangeraden om in zijn verzekering burgerlijke aansprakelijkheid een specifieke clausule op te nemen die deze risico’s dekt.

​

12.4 Leningen, voorschotten en persoonlijke uitgaven

FlexU aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor leningen of voorschotten, in geld of in natura, die door de Klant aan uitzendkrachten worden toegestaan, noch voor kosten die voortvloeien uit privé- gebruik van bedrijfsmiddelen zoals telefoon, kantinemaaltijden of aankopen waarvoor toestemming werd verleend. FlexU is evenmin aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging van materiaal of goederen die door de Klant aan een uitzendkracht werden toevertrouwd.

​

12.5 Kandidatenselectie

Wanneer de Klant zelf kandidaten selecteert, beoordeelt of uitnodigt via de Tool, kan FlexU niet aansprakelijk worden gesteld voor de geschiktheid, betrouwbaarheid of prestaties

van deze kandidaten. De volledige verantwoordelijkheid voor de selectie en beoordeling rust bij de Klant.

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt conform de

toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679.

​

Meer informatie vindt u in onze privacy policy, beschikbaar via deze link. De privacy policy maakt integraal deel uit van deze algemene voorwaarden.

14.1 Redenen van beëndiging door FlexU

De Tool kan, onder meer maar niet beperkt tot volgende redenen, worden geblokkeerd of het gebruik beëindigd indien:

• De Klant de voorwaarden heeft overtreden.

• Onjuiste of misleidende gegevens worden verstrekt.

• Accounts die gedurende twaalf (12) maanden ongebruikt blijven

• Niet-nakoming van afspraken, zoals no shows (zoals hierboven beschreven);

• Frauduleus of onrechtmatig gebruik van de tool;

• Elke andere handeling die FlexU als ongepast of in strijd met de professionele normen beschouwt.

​

14.2 Gevolgen

In geval van een vermeende schending van deze Voorwaarden, zal FlexU de betrokken Klant informeren over de geconstateerde overtreding en de voorgenomen maatregel. De Klant krijgt de mogelijkheid om binnen 10 dagen te reageren op de aantijgingen. FlexU behoudt zich het recht voor om de account onmiddellijk te schorsen tijdens de beoordelingsperiode. Na beoordeling van de situatie kan FlexU besluiten om de maatregel door te zetten of te herzien. De beslissing van FlexU is definitief en kan niet worden betwist, tenzij anders bepaald door toepasselijke wetgeving. Restitutie van eventuele kosten bij beëindiging is niet van toepassing.

15.1 Onderhoud en updates

FlexU behoudt zich het recht voor om de Tool regelmatig te onderhouden, bij te werken of te upgraden. Dit kan tijdelijk leiden tot onderbrekingen of beperkte beschikbaarheid van de Tool. FlexU zal redelijke inspanningen leveren om deze onderbrekingen tot een minimum te beperken en om gebruikers van tevoren te informeren over geplande onderhoudsvensters indien mogelijk.

​

15.2 Geen aansprakelijkheid voor onderbrekingen

FlexU is niet aansprakelijk voor enige schade, verlies of kosten die voortvloeien uit tijdelijke onderbrekingen van de toegang tot de Tool als gevolg van onderhoud, updates, of andere noodzakelijke technische werkzaamheden. Gebruikers

kunnen geen schadevergoeding of compensatie eisen van FlexU voor dergelijke onderbrekingen of tijdelijke onbeschikbaarheid van de Tool.

​

15.3 Onvoorziene omstandigheden

In gevallen van onvoorziene omstandigheden of noodsituaties, zoals technische storingen of beveiligingsproblemen, kan FlexU ook onmiddellijke onderhoudswerkzaamheden uitvoeren zonder voorafgaande kennisgeving.

​

Ook in dergelijke gevallen is FlexU niet aansprakelijk voor enige schade of verlies als gevolg van tijdelijke onderbrekingen van de Tool.

​

15.4 Herstel en terugkoppeling

FlexU streeft ernaar om alle onderhoudswerkzaamheden en

technische problemen zo snel mogelijk op te lossen en de Tool weer volledig operationeel te maken. Gebruikers zullen worden geïnformeerd over het herstel van de normale werking van de Tool indien de onderbreking significante gevolgen heeft voor hun gebruikservaring.

​

15.5 Integratie van functionele modules en diensten

FlexU heeft het recht om bestaande en toekomstige functionele modules te integreren in de Tool, waaronder tools voor automatische matching, contractbeheer, Dimona-diensten, en aanvullende diensten binnen het toepassingsgebied van uitzendarbeid. Eventuele bijkomende kosten worden vooraf vermeld en schriftelijk goedgekeurd door de Klant.

Deze voorwaarden vallen onder Belgisch recht. Geschillen worden uitsluitend beslecht door de rechtbanken Hasselt.

Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Tool, inclusief maar niet beperkt tot software, codes, ontwerpen, logo’s, handelsnamen en gegevens, blijven eigendom van FlexU.
Alle vormen van reproductie, reverse engineering of distributie zijn verboden en kunnen juridisch worden vervolgd.

FlexU behoudt zich het recht voor om een dynamisch prijsmodel te hanteren voor de levering van diensten gebaseerd op arbeidsmarktfactoren.

Dit omvat:

• Fluctuaties in vraag en aanbod.

• Contractuele voorwaarden van de Klant.

• Het type en de sector van aangeboden diensten.

Prijswijzigingen worden altijd minimaal 10 kalenderdagen voor implementatie gecommuniceerd aan de betrokken gebruikers.

Indien de klant een wezenlijke contractuele verplichting niet nakomt, is deze van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van € 2.500 per inbreuk. Deze vergoeding geldt als minimum en laat het recht van FlexU onverlet om de werkelijk geleden schade te bewijzen en het meerdere te vorderen, indien de schade hoger blijkt.

​

Onder “wezenlijke verplichtingen” wordt onder meer verstaan: het niet naleven van wettelijke vereisten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de overeenkomst, of handelingen die de reputatie of de operationele werking van FlexU ernstig schaden.

Gebruikers van de tool kunnen bij vragen of klachten contact opnemen via:

• E-mail: support@FlexU.eu

• Telefoon: +32 11 28 00 58

• Flexu Ilgatlaan 15 - 3500 Hasselt